Web会議システムのコストを1/3に削減！
複数拠点の運営を効率化した「Video会議室 for Garoon」
HOS株式会社 様
統括マネージャー 土島浩幸氏
HOS株式会社は、大阪府東大阪市を中心に関西圏で30ヶ所以上のスポーツ・文化施設を運営する企業です。総合型フィットネスクラブから各種スポーツスクール、公共施設の指定管理まで幅広く事業を展開し、「家族全員が運動や文化に親しめる」環境づくりを目指しています。
近年の事業拡大に伴い拠点数が急増する中、既存のWeb会議システムでは人数課金による高額なコスト負担が深刻な課題となっていました。そこで同社が導入したのが「Video会議室 for Garoon」です。社内コミュニケーションの中核であるGaroonから直接会議を開始できる利便性と、従来システムの1/3以下となるコスト削減効果で、組織運営の効率化を実現しました。
- 導入前の課題
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- 拠点数や社員数の増加により、人数課金制の従来システムではコストがかかっていた
- 会議室数や同時接続人数の制限により、頻繁な定例会議や予算承認プロセスに支障が出ていた
- 新規採用または退職に伴うアカウント管理が煩雑で、管理部門の負担が増大になっていた
- 導入の決め手
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- 全社員が使用するGaroonから直接会議を開始でき、アカウント作成やログインが不要
- スケジュール登録から会議開始まで1システム内で完結する高い利便性
- 1ドメイン月額1万円の定額制、アカウントの上限なしというリーズナブルな料金体系
- 導入の効果
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- 年間40～50万円から12万円へと、1/3以下となるコストダウンを実現
- Garoonから1クリックで会議が開始、複数システムを行き来する手間が完全に解消
- 自動文字起こし機能により議事録作成の手間が省け、聴覚障害のある社員にも有用
- 社内コミュニケーションの中核ツールとして完全定着
社員数と拠点数が増すとともに、コスト負担が深刻化
Q：貴社の事業概要について教えてください
当社は大阪府東大阪市を中心に、関西圏で30ヶ所以上のスポーツ・文化施設を運営しています。総合型のフィットネスクラブから各種スポーツスクール、公共施設の指定管理まで幅広く事業を展開しており、「家族全員が運動や文化に親しめる」環境づくりを目指しています。
社員数は120名ですが、アルバイトを含めると900名近くの大所帯です。
当社では各拠点で月2回の社内会議を開催しており、そこには社長も参加することになっています。経営戦略の検討や予算組みの時期には、各施設の責任者が本部に対してプレゼンテーションを行う承認プロセスがあり、その際に会議が集中的に増える傾向があります。
拠点の増加に伴い、社員全員が一堂に会することが困難になり、Web会議の必要性が高まっていました。当社はコミュニケーション、対話を重視してきたため、Web会議システムは必須のツールとなっています。
Q：従来のWeb会議システムにおける課題を教えてください
当社ではコロナ禍を機にWeb会議システムの使用が必須になったことから、全社員にアカウントを発行してWeb会議を実施していました。しかし従来のシステムを利用し続けるにあたって、主に3つの課題がありました。
HOS様の3つの課題
コストの増加
アカウント管理の煩雑化
システム管理者の退職
従来の会議システムは人数課金制だったため、社員数の増加に比例して料金が膨らみ続け、年間40～50万円もの費用が発生していました。また会議室数にも制限があり、追加で部屋を設定する際には別途料金が発生する仕組みでした。
新規採用や退職のたびにアカウントの追加や削除の手続きが必要で、管理部門の業務が圧迫されていました。また社員によってWeb会議の使用頻度が異なるにもかかわらず、全社員分のアカウント料金が一律で発生し続けるという無駄も生じていました。
システム管理者の退職により、従来の会議システムのメンテナンスができなくなったというタイミング的な問題がありました。ちょうどシステムの料金改定の時期とも重なったため、この機に抜本的な見直しが必要となったのです。
15年来のGaroon活用経験から生まれた発想
Q：「Video会議室 for Garoon」を知った経緯を教えてください
そのためWeb会議システムを見直す中で、「Garoon内でコミュニケーションが完結できる良い方法はないか」という発想に至りました。しかしデフォルトの機能では実現できなかったため、プラグインを探すこととなり、結果として「Video会議室 for Garoon」を見つけることができたのです。
私も管理人事部で業務効率化を担当していた経験から、APIやプラグインについて多少の知識があったため、こうした拡張機能の存在を知ることができました。ExcelのVBAやkintoneなども活用し、システム間連携の価値を理解していたことも大きかったと思います。
Q：導入時に不安などはありましたか
長年Garoonを使っていたものの、プラグインの導入は初めてだったため、少し不安がありました。しかしKDDIウェブコミュニケーションズの丁寧なサポートのおかげで、苦労することなくスムーズに導入できました。
プラグインや拠点の設定など、最初にいくつか作業は必要でしたが、マニュアルも充実しており、わからないことがあればすぐに対応していただけたので助かりました。
導入作業自体も、2023年2月頃から検討を始めて3月には稼働を開始できたため、約1ヶ月という短期間で完了できました。KDDIウェブコミュニケーションズという信頼できる企業のサポートがあったからこそ、安心して導入を進められたと思います。想定以上にスムーズだったため、導入のハードルは感じませんでした。
ワンストップの運用効率化と3分の1以下へのコスト削減
Q：導入後の具体的な成果をお聞かせください
「Video会議室 for Garoon」の導入により、主に3つのメリットを享受できました。
導入による3つのメリット
コスト削減
管理部門の負担軽減
業務効率化
想定していた以上に安定して動作しており、社員からの評判も非常に良好です。
日々の業務においても、「Video会議室 for Garoon」の画面共有機能を活用して、パソコンの操作方法の説明といった短時間での個別レクチャーなどを頻繁に実施しています。2〜3人での簡単なミーティングから定例会議まで幅広く活用できており、「これがなくなると困る」と言えるほど、社内コミュニケーションの中核ツールとして定着しています。
チャット機能は、直接話す方が早いので、あまり使用頻度は高くありません。しかし、聞かれたくない内容をこっそり伝えたい時や、URLを共有する時などには便利に使っています。
さらなる事業拡大に向けて期待する機能拡張
Q：将来的な事業展望とVideo会議システムへの期待をお教えください
これまでは主に大阪・奈良・京都といった比較的近い地域での展開が中心でしたが、今後は遠方への展開を検討中です。拠点が増え、物理的に離れるようになれば、当然Web会議への依存度はますます高まっていくと考えています。
また当社では公共施設の指定管理事業にも力を入れており、現在も複数の公募に参加しています。こうした事業が拡大すれば、さらに多様な場所での施設運営が必要になり、Web会議システムの重要性はよりいっそう増していくでしょう。
また現在は同時接続可能人数が一室で8人までという制限がありますが、何十人規模の一斉研修を行いたい場面もあります。追加料金がかかっても構わないので、そうした大人数での会議にも対応していただけると、より幅広い活用につながりそうです。
事業拡大に伴い、Video会議室 for Garoonは今後ますます当社にとって欠かせないツールになっていくと確信しています。
取材協力
- 会社名
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HOS株式会社
- 住所
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〒577-0803
大阪府東大阪市下小阪2-11-7 - 事業内容
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- スポーツ施設
- 文化施設の運営
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本事例で導入されている
主なサービス・API - Video会議室 for Garoon
