東京聴覚障害者福祉事業協会は、聴覚障害をお持ちの方向けの支援事業を行う組織で、ろう重複者のための施設およびグループホームの運営・障害児のための学童クラブ・手話通訳者や要約筆記者の派遣・養成を行っています。
同協会では、都内4拠点・職員約150名が利用するグループウェアとして「Garoon」を利用しており、2020年に登場したプラグインVideo会議室 for Garoonをいち早く導入しました。今回はプラグイン導入の経緯やその効果について、法人本部事務局 財務・IT・研修担当 課長の原田洋行氏にうかがいました。
2020年の夏、サイボウズのメールマガジンで「Video会議室 for Garoonトライアルの募集」を知り、応募しました。手話を使う私たちにとって「画面でコミュニケーションができる」ことはとても魅力的です。また、当協会ではZoomの予約はアカウントの管理部門に連絡をして行う運用なので、気軽に会議を設定できる状況ではありません。Video会議室 for Garoonは、Garoonアカウントがあれば誰でも会議を作成できることから「これまでより気軽に画面でのコミュニケーションができるようになるといいな」と思っての応募でした。
Video会議室 for Garoonのプラグインの設定はマニュアル通りに進め、スムーズに完了できました。
Video会議室 for Garoonはプラグインを入れるだけで簡単だった
その後、全職員にVideo会議室 for Garoon導入のお知らせを掲示板で行いました。
まずは全職員へのVideo会議室 for Garoon導入のお知らせを発信した
Video会議室 for Garoonの導入は在宅勤務が始まったばかりの頃だったので、すぐに「ちょっとこれについて聞きたい」という10分〜1時間以下のショートミーティングに利用され始めました。Video会議室 for Garoonの良いところは、Garoonのアカウントを持っている職員なら誰でも、承認を得ることなくビデオ会議ができるところと、部屋の数をいくらでも増やせるところです。そのため「思い立った時、ちょっとつなごうか」という感じで利用されており、同時にいくつもの会議が行われています。私は管理者として「選択肢としてVideo会議室 for GaroonとZoomの両方あります」と伝えただけでしたが、皆さんが自由な発想で色々な使い方をされるうちに、「Video会議室 for Garoonの方がZoomより気軽だね」と感じて、自然にこの使い分けが行われるようになりました。
| Video会議室 for GaroonとZoomの使い分け | Zoom | |
| 用途 | ショートミーティング 思い立った時 ちょっとしたコミュニケーション |
定例ミーティング 大人数の会議 外部の方との会議 |
| 参加人数 | ～8人まで | 大人数 |
| 特長 | 誰でも気軽に即開催できる | 外部の人とも利用できる |
簡単でした。Video会議室 for Garoonは、施設予約の中の「Video会議室」スケジュールから予約をします。
ビデオ会議室の予約はGaroonの「施設予約」から行う
ビデオ会議室の予約手順は「予定の登録をクリック」→「①日時の選択」→「②タイトルを入力」→「③参加者を追加」→「④Video会議室施設予約に追加」→「⑤登録ボタンを押す」の５ステップです。
ビデオ会議室の予約手順
会議への参加は、施設予約のスケジュールから目的の会議の「予約の詳細」をクリックし、詳細画面に表示されている「V4G起動」ボタンを押すとビデオ会議室が立ち上がります。
「起動ボタン」１クリックで会議を開始できる
手話をともなうビデオ会議が気軽にできるようになりました。Garoon上の文字だけよりも、実際に顔を見てコミュニケーションできることで、より正確に、ニュアンスも含めて伝わりやすくなったと思います。
手話をともなうビデオ会議が気軽にできるようになりました。Garoon上の文字だけよりも、実際に顔を見てコミュニケーションできることで、より正確に、ニュアンスも含めて伝わりやすくなったと思います。
手話をともなうビデオ会議が気軽にできるようになりました。Garoon上の文字だけよりも、実際に顔を見てコミュニケーションできることで、より正確に、ニュアンスも含めて伝わりやすくなったと思います。
