ビデオチャットとは？活用するメリット・デメリットや比較ポイントを解説

ビデオチャットは、テレビ電話のような形で映像と音声を利用しながら通話をするサービスです。遠隔地とのコミュニケーションを円滑にするツールとして、ビジネスシーンで広く活用されています。

本記事では、ビデオチャットの特徴や、導入によるメリット・デメリットを解説します。
またビデオチャットサービスを比較する際のポイントや、実際の製品についてもご紹介します。ビデオチャットの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ビデオチャットとは

ビデオチャット（ビデオ通話）とは、インターネット回線を通じて映像と音声によるリアルタイムな対話を実現するコミュニケーションツールのことを指します。パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスから利用できます。

相手の顔を映しながら会話できるため、表情やジェスチャーといった視覚的な情報も伝わりやすいという特徴があります。これにより、テキストチャットや音声通話よりもスムーズな意思疎通が可能です。また画面共有機能を備えているサービスも多く、資料を画面上で共有しながら説明したり、共同で作業を進めたりといったこともできます。

テレワークの普及に伴い、ビジネスシーンにおけるビデオチャットも急速に拡大しています。遠隔地にいる顧客との商談、社内でのオンライン会議、チーム間のコラボレーションなど、さまざまな場面で利用されているのです。

さらに最近では、Webサイトやアプリにビデオチャット機能を組み込めるサービスも登場し、より自然な形で顧客との接点を構築できるようになっています。

ビデオチャットを活用するメリット

ビデオチャットを活用する主なメリットについて、それぞれ見ていきましょう。

視覚情報によりスムーズなコミュニケーションが可能

ビデオチャットを活用すれば、視覚情報を用いたコミュニケーションが可能です。

テキストや音声を主体としたコミュニケーションで「顧客に上手く説明ができない」「意図を十分に伝えることが難しい」といった課題がある場合は、ビデオチャットの導入が効果的です。ビデオチャットであれば顧客の反応を視覚的に確認しながらやり取りできるため、顧客の不安や疑問をその場で汲み取って対応できます。
さらに資料を見せながら説明することも可能なため、情報伝達の正確性も高まるでしょう。

さらにビデオチャットは、社内の業務連携においても有効です。テキストベースでは伝わりづらいニュアンスや背景も、ビデオチャットならば共有しやすくなります。
微妙な表情やジェスチャーが伝わることで、認識のズレを防ぐ効果も期待できます。

場所を選ばずコミュニケーションを取れる

遠方にいる顧客や取引先と連絡を取る場合、従来は電話をかけるか、実際に訪問する必要がありました。

しかしビデオチャットを活用すれば、場所や距離にとらわれずに顧客とのコミュニケーションが可能です。たとえば遠方にオフィスを構えている顧客に対しても、自社オフィスにいながら、きめ細やかなサポートや提案ができるようになります。

さらに、ビデオチャットはリモートワークにおける社内コミュニケーションにも有効なツールです。オフィスまで出社せずとも同僚や上司とコミュニケーションをとれるため、多様な働き方の実現にも貢献するでしょう。

移動や準備に伴う手間・コストを削減できる

ビデオチャットを活用すれば、商談や打ち合わせのたびに顧客先へ訪問する必要がなくなります。これにより、移動時間や交通費の大幅な節約が可能です。また対面の打ち合わせでは必要だった事前の会場予約や設営、紙媒体での大量の資料印刷、配布準備といった煩雑な手間も最小限に抑えられます。

加えて、ビデオチャットは日程調整の柔軟性が高く、複数の拠点や担当者を同時に接続して会議や打ち合わせを行うことも容易です。これにより素早く情報共有を進め、合意形成までの時間を短縮できます。

こうしたメリットを活かすことで、業務のさまざまな無駄を減らし、本来集中すべき業務により多くの時間と労力を割けるでしょう。

ビデオチャットを活用するデメリット

ビデオチャットにはさまざまなメリットがある一方で、気をつけなければならない点もあります。どのような点に注意が必要か、1つずつ解説します。

ツールを導入するためのコストがかかる

昨今、数多くのビデオチャットツールや製品が市場に存在しています。機能や対応人数によって、その料金体系もさまざまです。

無料で利用できるツールもありますが、多機能なタイプや多人数での利用に対応したタイプは、一般的に有料となるケースが多いです。また単なる利用料金だけでなく、ツールの選定や社内での導入手続き、利用ルールの整備といった見えづらい工数も発生します。

ビジネスでビデオチャットを導入する際には、これまで会議や商談を実施する際にかかっていた交通費や移動時間と、ビデオチャット導入にかかるコストを比較し、費用対効果を考慮したうえで判断することが重要です。

なお、ビデオチャット機能を他のチャネルと統合的に利用できるサービスを選べば、ツールの重複や運用の手間を減らせます。結果としてコストの最適化にもつながるため、検討してみるのもよいでしょう。

顧客が抵抗を感じる場合がある

多くのメリットを持つビデオチャットですが、利用に抵抗を感じる顧客がいることに留意しなくてはいけません。

特に高齢の方やITに不慣れな方は、対面でのやり取りを好む傾向があります。こうしたケースで無理にビデオチャットの導入を推し進めると、顧客満足度の低下につながりかねません。

そのためビデオチャットを導入する際には、導入のメリットを丁寧に説明し、充分なサポート体制を整えることが欠かせません。加えて、無料での体験機会を提供し、心理的なハードルを下げることも効果的です。

ビデオチャットを導入する際の比較ポイント

ビデオチャットには多種多様なサービスがあります。選定する際の主なポイントについて、詳しく解説していきます。

利用料金

ビデオチャットは、無料のものと有料のものに分けられます。

無料のビデオチャットは、機能がシンプルであったり、時間や参加人数に制限があったりすることが一般的です。一方で有料のビデオチャットは、それぞれが豊富な機能を持ち、通信品質や安定性にも優れ、大規模な利用にも対応しています。

利用頻度が低い企業であれば無料のもので充分かもしれませんが、顧客とのやり取りや大規模な利用を想定するのであれば、有料のものを検討するのがおすすめです。

また一口に有料のビデオチャットと言っても、サービスによって機能や価格は異なります。無料トライアルを活用しながら、予算と機能のバランスを見極めることが大切です。

対応業務

ビジネスシーンにおけるビデオチャットは、会議、顧客対応、営業など、さまざまな場面で活用されています。ビデオチャットの機能はサービスごとに異なるため、利用目的に応じたものを選ぶようにしましょう。

たとえば顧客対応を目的とする場合は、ビデオ通話を開始する手順ができるだけ簡単であることが望ましいでしょう。アプリのインストールが不要で、スマートフォンやタブレットからも簡単にアクセスできるツールが好まれます。

商談や営業活動においては、オンライン名刺交換機能や、商談資料の説明に役立つメモ機能などを備えたツールが推奨されます。対面に近いコミュニケーションを実現することで、成約率の向上が期待できるでしょう。

そのほか、社内のコミュニケーションを円滑にすることが目的なら、ファイル共有機能やタスク管理機能など、業務効率化に役立つ機能が求められます。目的に応じてツールを選定しましょう。

通信品質・安定性

ビデオチャットで質の高いコミュニケーションを実現するためには、通信の安定性が欠かせません。回線の状態が不安定だと、通信が途中で切れたり、音声や映像に遅延が発生したりして、円滑なコミュニケーションの妨げになる恐れがあります。
高速かつ安定したインターネット回線を導入したうえで、充分な通信品質を備えたビデオチャットを選びましょう。

また顧客情報や商談内容といった機密性の高いデータを扱う場合、セキュリティ面の配慮も重要です。通信の暗号化や二要素認証、データ保存ポリシーなどを確認したうえでのツール導入が推奨されます。さらに外部からのアクセス制限や操作ログの記録、ユーザーごとのアクセス権限設定といった機能も、情報漏洩のリスクを低減するうえで大切な要素です。

他のツール・チャネルとの連携

ビデオチャットツールを選ぶ際は、単体の機能だけでなく、他のシステムやチャネルとの連携性も重要です。

特にAPI連携に対応したサービスであれば、ビデオチャットを起点に、SMSや音声通話、CRMなどとシームレスな連携が可能になります。