名刺交換の機会が多い企業ほど、名刺情報が個人の手元に分散しがちです。そのような状況では、せっかくの名刺情報を組織として十分に活用できません。

kintoneを活用すれば、名刺情報を一元管理しながら、営業や顧客対応にスムーズにつなげる仕組みを構築できます。

本記事では、kintoneで名刺管理を行うメリットや導入方法、効果を高めるポイントまで詳しく解説します。kintoneで名刺管理を効率化したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

kintoneで名刺管理するメリット

企業がkintoneで名刺管理を行う主なメリットは、次の4つです。

• 名刺情報を組織の資産として共有・活用できる
• 名刺情報をすぐに検索・確認できる
• 名刺情報を最新の状態で管理しやすくなる
• 名刺情報を起点に、営業・顧客対応へつなげられる

一つずつ見ていきましょう。

名刺情報を組織の資産として共有・活用できる

名刺情報をkintoneで管理すれば、個人の机の中やスマートフォンに分散していた情報を組織全体で共有・参照できる状態を整えられます。

営業部門が取得した名刺情報をマーケティング部門やサポート部門でも確認できるため、部門をまたいだ情報共有が一段とスムーズになるでしょう。

また、商談履歴や対応状況などを名刺情報にひもづけてkintone上で管理することも可能です。「誰が・いつ・どのようなやり取りをしたか」というプロセスが可視化され、顧客との関係性を把握したうえで対応できます。

「この会社と誰か接点があるか」といった情報も確認しやすくなり、個人の人脈に依存しない一貫性のある営業・顧客対応を実現できます。

名刺情報をすぐに検索・確認できる

kintoneで名刺情報を一元管理することで、必要な相手の連絡先や企業情報をすぐに検索・確認できる環境が整います。紙の名刺や個人管理のアプリを探し回る必要がなくなり、「あの人の名刺どこだっけ？」といった確認にかかる時間を減らせるでしょう。

会社名や氏名に加え、部署名や役職などの情報をもとに絞り込めるため、過去に接点のあった担当者を素早く見つけたい場面でも役立ちます。

また、kintoneはクラウドサービスのため、外出先やテレワーク環境からでもスマートフォンやPCで名刺情報を確認可能です。展示会や訪問先で急に連絡が必要になった場合も、手元のデバイスからスムーズに対応できるでしょう。

名刺情報を最新の状態で管理しやすくなる

名刺情報をkintoneで管理することで、相手の役職や部署の変更、担当者の交代といった情報も更新しやすくなります。

個人の名刺帳やスマートフォンでの管理では古い情報が放置されがちです。データを組織で共有することで、情報の見直しや修正が自然と促進されるでしょう。

その結果、「すでに退職していた」「役職が変わっていた」といった行き違いを未然に防ぎ、常に最新の顧客情報に基づいた営業・顧客対応が可能となります。

kintoneには、変更履歴を記録する機能があるため、わざわざ修正記録を書かなくても、「誰が、いつ、どの情報をどのように変更したのか」を確認することができます。

また、通知機能を使うことで、顧客情報が変更になった際に、担当者や関係者に通知を出すことができ、顧客の変化に即座に気づくことができるようになります。

名刺情報を起点に、営業・顧客対応へつなげられる

kintoneで名刺情報を管理すれば、単なる連絡先の保管にとどまらず、その後の営業アプローチや顧客対応といったアクションにつなげられます。名刺情報を直接参照して電話やSMSで連絡できるため、入力ミスやかけ間違いといったヒューマンエラーを抑えられるでしょう。

たとえば、名刺情報を起点に電話やSMSで連絡を行い、その内容を履歴として残すことで「誰が・いつ・何を話したか」をチーム全員で共有可能です。万が一、担当者が変わった場合でも、過去のやり取りを確認しながら対応でき、連絡の抜け漏れや言った・言わないのトラブルを避けられます。

kintoneで名刺管理を行う方法

kintoneで名刺管理を行う方法としては、「名刺管理ソフトと連携する方法」と、「kintone上でアプリを作成する方法」の2つが挙げられます。さらに、必要に応じてプラグインを活用することで、運用の幅を広げることも可能です。

ここでは、それぞれの方法について詳しくご紹介します。

名刺管理ソフトと連携する

すでに名刺管理専用のシステムを導入している場合や、名寄せ機能や人事異動に伴う情報更新など高度な管理機能を重視したい場合は、外部の名刺管理システムとkintoneを連携する方法が有効な選択肢となります。

システム上の名刺情報を自動でkintoneに取り込むことで、顧客管理や営業管理とあわせて一元的に活用できるでしょう。名刺データを二重で管理する必要がないため、既存の運用を大きく変えずにkintoneを業務の要として機能させたい場合に最適です。

kintone上でアプリを作成する

kintoneの標準機能を使って、名刺管理用のアプリを作成する方法もあります。kintoneのアプリストアに公開されている、名刺管理に活用できるさまざまなサンプルアプリをベースに、自社の業務フローに沿ったカスタマイズが行えます。

「会社名」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」「名刺画像」などの項目の追加や配置替えも、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作可能です。プログラミングの専門知識がなくても自社専用の管理画面を自分たちの手で作り上げられる点が大きな魅力です。

必要に応じてプラグインの活用も検討する

kintoneで名刺管理を行う際は、基本的な管理方法に加えて、必要に応じてプラグインを活用することで、運用の効率をさらに高められます。

たとえば、名刺をカメラで読み取り自動でデータ化するOCRプラグインや、名刺データを起点に電話・SMSでの連絡をワンタップで行えるプラグインを組み合わせることで、入力作業や確認作業の手間を大幅に減らせるでしょう。

名刺管理ソフトと連携する場合でも、kintone上での操作性や業務フローを補完する手段としてプラグインは非常に有効です。また、自社の運用状況や課題に応じて段階的に機能を追加できる点も、kintoneならではの特長といえます。

kintoneによる名刺管理の効果を高めるポイント

kintoneで名刺管理を開始した後、その効果を最大限に引き出すには、運用面での工夫も欠かせません。

ここでは、名刺管理の効果を高めるために押さえておきたい2つのポイントについて詳しく解説します。

• 運用ルールをあらかじめ統一しておく
• 名刺情報を次の業務アクションにつなげていく

運用ルールをあらかじめ統一しておく

kintoneでの名刺管理を定着させるためには、登録や更新のルールをあらかじめ統一しておくことが重要です。運用ルールが曖昧なままだと、情報の劣化や二重登録が発生し、次第に使われないデータベースとなりかねません。

たとえば、「名刺交換後○日以内に登録する」「会社名や役職名の表記ルールを統一する」といった基本ルールを決めておくことで、データの鮮度を保ちやすくなります。システムの仕組みだけでなく、運用面も整えることで、属人化を排除した継続的な名刺情報の活用が可能になるでしょう。

名刺情報を次の業務アクションにつなげていく

kintoneは名刺管理だけに特化したツールではなく、さまざまな業務にあわせて柔軟に活用できる点が特長です。そのため、名刺を登録・保管すること自体を目的にするのではなく、次の業務アクションにつなげていく視点を持つことが大切です。

たとえば、名刺情報を起点に電話やメール、その後の商談記録までを一連の流れで完結できる仕組みを整えれば、確認作業や情報入力の手間が省け、営業や顧客対応のスピード向上にも寄与します。

名刺管理ソフトのように名刺単体の管理で完結させるのではなく、業務全体の中でどのように活かすかを考えることで、kintoneならではの効果をより引き出せるでしょう。

名刺情報から顧客接点を作るならV Callプラグイン for kintoneがおすすめ

kintoneで名刺管理を行う中で、「名刺を登録して終わり」ではなく、その後の連絡やフォローまでスムーズに完結させたいと感じる場面は多いのではないでしょうか。

V Callプラグイン for kintoneを活用すれば、名刺情報を起点に電話やSMSでのアクションを行い、その履歴をkintone上に自動で残すことが可能です。名刺管理を顧客との接点づくりにつなげたい企業にとって、極めて有効な選択肢といえるでしょう。

ここでは、V Callプラグイン for kintoneの特長について詳しく解説します。

kintone上からワンクリックで電話発信できる

V Callプラグイン for kintoneを導入すれば、kintoneの名刺管理アプリや顧客リストに登録された電話番号をクリックするだけで、そのまま発信を行えます。電話帳や別のCTIツールを立ち上げる必要がなく、番号の入力ミスやかけ間違いといったストレスから解放される点が大きなメリットです。

また、名刺情報やこれまでの対応履歴を確認しながら通話を始められるため、常に最新の情報を把握したうえで連絡できます。初回の連絡や久しぶりのフォロー連絡でも、スムーズかつ的確なコミュニケーションが実現できるでしょう。

通話内容を自動録音・文字起こしして履歴として残せる

V Callプラグイン for kintoneでは、通話内容を自動で録音し、文字起こしデータとしてkintone上に保存可能です。電話後に対応内容を手入力する必要がなくなり、「記録し忘れ」や「言った・言わない」といった行き違いを未然に防げます。

名刺情報と通話履歴をあわせて管理できるため、担当者変更時の引き継ぎや過去のやり取りを踏まえたフォローもしやすくなり、顧客対応の質向上にも寄与します。

SMSを活用して、つながらない電話も取りこぼさず対応できる

V Callプラグイン for kintoneを使えば、電話がつながらなかった際も、名刺情報をもとにkintone画面から直接SMSを送信できます。名刺交換後のお礼連絡や、資料URL・日程調整の案内などをSMSで補足することで、接点を途切れさせず、顧客との良好な関係を築けるでしょう。

また、電話・SMSのやり取りはすべてkintone上に履歴として残ります。そのため、対応状況をリアルタイムで可視化でき、商談機会を逃さない体制を整えられるのも、本プラグインならではの強みです。

V Callプラグイン for kintoneの詳細な機能や導入事例、料金体系については、以下の資料で詳しくご紹介しています。名刺管理を起点に、電話やSMSによる顧客接点づくりを強化したい方は、ぜひご覧ください。

kintoneを活用した名刺管理に関するよくある質問

ここでは、kintoneを活用した名刺管理についてよく寄せられる質問をまとめました。

• kintoneで名刺管理を行うメリットは何ですか？
• 紙の名刺や個人管理アプリとの違いは何ですか？
• 専門知識がなくても名刺管理アプリを作れますか？
• 名刺管理を顧客接点づくりまで発展させることはできますか？

kintoneで名刺管理を行うメリットは何ですか？

kintoneで名刺管理を行う最大のメリットは、分散していた名刺情報を組織全体で共有・活用できる点です。営業やマーケティング、サポートなどの部門を横断して情報を参照できるため、接点状況を把握したうえで一貫した対応につなげられます。

また、商談履歴や対応状況を名刺情報にひもづけて管理を行えるので、顧客との関係性を整理しながら次のアクションに活かせる点も特長です。

紙の名刺や個人管理アプリとの違いは何ですか？

紙の名刺や個人管理アプリとの大きな違いは、名刺情報を組織全体で共有・検索できる点です。個人管理では情報が担当者ごとに分散しがちですが、kintoneで一元管理すれば会社名や氏名、部署、役職などの条件で瞬時に絞り込めます。

また、クラウド環境で運用するため、外出先やテレワーク環境からもスマートフォンやPCで安全にアクセスできるのも大きな魅力です。

専門知識がなくても名刺管理アプリを作れますか？

kintoneでは、標準機能やkintoneアプリストアのサンプルアプリを活用しながら、ドラッグ＆ドロップ操作で項目の追加や配置変更が行えます。

「会社名」「氏名」「電話番号」「名刺画像」などの項目も、現場のニーズに合わせて柔軟に設定可能です。プログラミングなどの専門知識がなくても、自社の業務に沿った名刺管理画面をスムーズに構築できるでしょう。

名刺管理を顧客接点づくりまで発展させることはできますか？

V Callプラグイン for kintoneを活用すれば、名刺情報を起点に電話やSMSで連絡を行い、その履歴を自動でkintone上に残すことが可能です。

ワンクリック発信や通話の自動録音・文字起こしにも対応しており、「登録して終わり」にせず名刺管理を継続的な顧客接点づくりへと発展させる運用を実現できます。

まとめ

kintoneを活用した名刺管理は、情報を一元化するだけでなく、営業や顧客対応へとつなげられる点が特長です。名刺情報を組織全体で共有・活用することで、属人化を防ぎながら対応の質やスピードを高められます。

まずはサンプルアプリや既存ツールとの連携を活用して運用を始め、必要に応じてプラグインなども取り入れながら、名刺情報を活用できる仕組みを整えていくとよいでしょう。

※「kintone」、「キントーン」の名称およびロゴは、サイボウズ株式会社の登録商標または商標です。