顧客情報がExcelや個人のメモに分散しており、必要な情報をすぐに確認できないといった課題を抱える企業は少なくありません。そんなときはkintoneを活用すれば、顧客情報を一元管理しながら、自社の業務フローに合わせた柔軟な運用を実現できます。

本記事では、kintoneで顧客管理を行う6つのメリットに加え、構築方法や効果を高めるコツについて詳しく解説します。自社の顧客管理にkintoneを導入するか迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

なお、kintoneに関する基本的な情報については下記記事で紹介していますので、ぜひあわせてご覧ください。

kintoneで顧客管理を行うメリット

kintoneで顧客管理を行うメリットは、主に以下の6つです。

• プログラミング知識がなくても柔軟にカスタマイズできる

• 顧客管理を一元化し、属人化を防ぐことができる

• 顧客管理業務を効率化できる

• 時間や場所にとらわれず情報を共有できる

• 見込み顧客の育成・フォローを仕組み化できる

• 外部サービスと連携し、機能を拡張できる

それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

プログラミング知識がなくても柔軟にカスタマイズできる

kintoneは「ノーコード・ローコード」ツールであるためプログラミングのスキルがなくても業務アプリの作成や機能の追加を柔軟に行うことができます。

項目や入力フォーム、ステータスなどを業務に合わせて組み込めるので、既製のCRM(顧客管理システム)に運用を合わせる必要はありません。現場の業務フローを反映した形で顧客管理を整えられる点が大きな特徴です。

また、多くの設定をプログラミング不要で調整できるため、「まずは必要最低限の項目でスタートし、実際に使いながら改善する」というサイクルを素早く回せます。現場の声を速やかに取り入れることで、導入後のミスマッチを抑えながら現場へのスムーズな定着を促せます。

顧客管理を一元化し、属人化を防ぐことができる

社内に散在しがちな顧客情報を一元管理し、属人化を防ぐことができる点もkintoneの大きなメリットです。顧客の基本情報はもちろん、過去のやり取りや案件の進捗状況、対応履歴などをまとめて管理できます。これにより、「誰が・いつ・どのような対応したか」をチーム全体で把握しやすくなるでしょう。

担当者が不在の場合でも、ほかのメンバーが状況を確認して迅速な対応を行えるため、業務が滞る心配がありません。個人に依存した業務体制から脱却し、組織として顧客対応を行える仕組みを築きやすくなります。

また、複数部署で同じ情報を共有できるので、部署を跨いだ確認漏れや引き継ぎ時の認識ズレを防ぐのにも効果的です。結果として、質の高い顧客対応と業務スピードの向上を同時に実現できるでしょう。

顧客管理業務を効率化できる

kintoneを導入すれば、Excelの顧客管理で起こりがちな「最新版がどれかわからない」「入力ルールが人によって異なる」といった課題を解消できます。顧客情報や案件データを一元管理することで、複数のファイルを開いて確認する手間がなくなり、必要な情報をすぐに検索・参照できるでしょう。

また、ルックアップや関連レコードなどの機能を活用すれば、同じ情報を何度も入力する必要がなくなります。入力ミスや表記ゆれを防ぎ、データの正確性を保ちやすくなる点もメリットです。

集計やグラフ化も標準機能で対応できるため、別途ツールを用意することなく運用できます。顧客管理にかかる作業負担を抑えながら、日々の業務を効率よく回せるのは、kintoneならではの強みです。

時間や場所にとらわれず情報を共有できる

社外にいても最新の顧客情報をリアルタイムで共有できる点は、kintoneで顧客管理を行う大きな利点といえます。クラウド上でデータを管理するため、PCだけでなくスマホからも同じ情報へアクセス可能です。

外出先で急な問い合わせを受けた際も、その場で顧客情報や案件状況を確認し、迅速な判断と対応につなげられます。

さらに、情報は更新のたびに最新の状態へ同期され、誰がいつどこを修正したかという履歴も残ります。これにより、古い資料の参照や伝達ミスを減らし、正確な情報共有を行えるでしょう。

見込み顧客の育成・フォローを仕組み化できる

kintoneでは、顧客化前の見込み顧客（リード）も台帳として管理し、検討状況や過去のやり取りを整理しながらフォローを進められます。問い合わせ内容や商談履歴をひも付けて管理することで、「次に何を提案するか」「いつ連絡するか」といった判断がしやすくなるでしょう。

加えて、条件に応じた通知やリマインダー通知を設定すれば、対応漏れを防ぎながら継続的なアプローチを実施できます。担当者の記憶やメモに依存せず、チーム全体でフォローを回せる仕組みづくりは、組織にとって大きなメリットです。

外部サービスと連携し、機能を拡張できる

外部サービスと連携し、顧客管理の活用範囲を柔軟に広げられる点もkintoneの特長です。

顧客台帳や案件情報を起点に、販売管理や問い合わせ管理などのデータを連携させれば、情報を横断的に把握できます。業務の流れを分断させないシームレスな管理体制を構築可能です。

また、プラグインや連携サービスの活用により、標準機能だけではカバーしきれない業務についても対応できます。たとえば、電話対応システムと連携すれば、着信と同時に顧客情報を表示させることも容易です。検索や入力の手間を減らし、対応スピードや顧客満足度の向上につなげられます。

kintoneで顧客管理システムを構築する方法

ここでは、kintoneで顧客管理を構築する方法を2つ紹介します。

• サンプルアプリを活用する方法

• 自身でイチからアプリを構築する方法

それぞれの方法のメリット・デメリットは次のとおりです。

サンプルアプリを活用する

kintoneが用意しているサンプルアプリを活用すれば、イチから設計・構築しなくても顧客管理を始められます。

サンプルアプリには、営業活動でよく使われる項目や画面構成があらかじめ備わっている顧客台帳や案件（商談）管理などが用意されています。初期設計・構築の負担を抑えつつ、使いながら自社の運用に合わせて調整することが可能です。

たとえば、「顧客サポートパック」などのセットを利用すれば、顧客リストや問い合わせ管理、FAQ管理といったアプリをまとめて作成することができます。

サンプルアプリを土台にする方法は、「まずは失敗せずに立ち上げたい」「導入の手間やコストを抑えたい」という企業にとって、非常に有力な選択肢となるでしょう。

自身でイチからアプリを構築する

自社の業務フローに合わせて細かく設計したい場合は、自身で顧客管理アプリを構築する方法もあります。

顧客台帳となるアプリを作成し、案件・商談・見積・問い合わせなどの関連アプリを追加して顧客情報にひも付けて運用するのが一般的な流れです。これまでExcelで管理していたデータを取り込み、kintone上でオリジナルの業務アプリとして再構築することもできます。

ただし、最初から完成形を目指すと負担が大きくなる恐れがあります。まずは必要最低限の項目から運用を始め、現場のフィードバックをもとに段階的に機能を拡張していくことが、導入成功のポイントです。

kintoneを活用した顧客管理の成功事例

ここでは、kintoneを活用して顧客管理の課題を解決した3社の事例をご紹介します。

「導入後の具体的な効果を知りたい」という方は、ぜひ参考にしてください。

kintone活用で年間400時間の削減につながったA社の事例

A社では、数万件規模の顧客データをExcelで分割管理しており、後の結合・集計作業がボトルネックになっていました。また、以前のツールでは項目追加などの軽微な変更でも外部パートナーへの依頼が必要で、対応に数か月かかることもあり、業務の変化への追随が困難な状態でした。

kintone導入後は、Excel特有の同時編集ができない問題が解消されただけでなく、集計の効率化も一気に進んでいます。ランニングコストについては、約1/10に圧縮することに成功しました。最終的に年間約400時間もの業務の削減を実現し、組織全体の生産性向上に大きく寄与しています。

外部ツールとの連携で顧客データを最大限に活用したB社の事例

不動産系事業を展開するB社では、従来のCRMが既存モデル前提で機能制限が多いのが悩みでした。営業・設計・管理の各工程で同じ顧客情報を何度も入力するなど、入力負荷と重複作業が課題となっていました。

さらに、リード数が前年比約1.5倍に増える中、入力が徹底されず必要な情報を取り出しにくい仕様も重なり、顧客データを十分に活用できない状態が続いていました。

そこで、kintoneで独自CRMを構築し、既存情報を引き継いで入力回数を1〜2回に削減しました。その結果、1人あたり約30分の業務時間の短縮を達成しています。

さらに、外部ツールと連携して、問い合わせ・予約・Web閲覧状況やスコアリングなどの見込み度をkintoneに集約しました。現在は、データ起点で営業部署や設計部署へつなげる、戦略的な体制を整えています。

支店間でのスムーズな情報共有を実現したC社の事例

人材派遣業を展開するC社では、支店ごとに顧客情報や利用ツールが異なっていました。そのため、情報共有が進まず、必要な情報を探すのに手間がかかる状態が続いていました。

メールやチャット、電話など、あらゆる場所に情報が分散していた点も大きな課題です。人材マッチング業務でも全体像を把握しにくいという課題を抱えていました。

kintone導入後は全国の支店で顧客情報を一元管理できるようになり、情報の見える化と共有がスムーズに進みました。支店間での連携が強化され、現場主導で業務に合ったアプリを作成できる環境が整ったことで、業務効率と対応品質の向上を実現しています。

kintoneで顧客管理を行う際に押さえておきたい注意点

kintoneは柔軟に顧客管理を構築できる一方、導入前に把握しておくべき制限事項もあります。事前に注意点を理解しておくことで、運用開始後のトラブルを未然に防げるでしょう。

ここでは、特に押さえておきたい2つのポイントについて解説します。

• 1ユーザーあたり5GBの容量制限がある

• 最低利用人数は10人

1ユーザーあたり5GBの容量制限がある

kintoneで顧客管理を行う際は、1ユーザーあたり5GBの容量制限がある点に注意が必要です。

名刺画像や提案資料、契約書などの添付ファイルを多用すると、想定以上に容量を消費する可能性があります。顧客情報とあわせて多くのファイルを長期間保存する想定であれば、保存対象の取捨選択や保管ルールをあらかじめ決めておくと安心です。

また、必要に応じて、オプションのディスク増設(月額1,000円/10GB)を契約したり、外部ストレージの活用も検討し、容量不足による運用トラブルを防ぐ視点を持つことが重要です。

最低利用人数は10人

kintoneの契約は、最低利用人数が10名からとなっています。そのため、営業部門だけで使うのか、マネジメント層やバックオフィスも含めるのかを事前に検討することが欠かせません。

導入前には実際の利用人数を精査し、契約条件や費用への影響を確認しておくことが大切です。ユーザー数が増えるほど月額費用も増加するため、閲覧のみの人をどう扱うか、実務上操作が必要な人に絞れるかといった点も考慮しておきましょう。あらかじめ利用人数を決めておけば、導入後の想定外のコスト増加を避けやすくなります。

運用イメージと利用範囲を整理したうえで、無理のない人数設計を行うことが、安定した運用のポイントです。

kintoneを活用した顧客管理の効果を高めるコツ

kintoneを導入しただけでは、顧客管理の効果を最大限に引き出すのは難しいかもしれません。顧客管理の効果を十分に発揮するためには、いくつか押さえておきたいコツがあります

• あらかじめアプリ構成・項目を設計しておく

• 運用しながら段階的に改善していく

• 必要に応じてプラグイン・外部サービスの連携を検討する

それぞれ見ていきましょう。

あらかじめアプリ構成・項目を設計しておく

kintoneで顧客管理を始める際は、最初に業務フローと管理したい情報を整理し、アプリ構成や項目を設計しておくことが重要です。

設計が曖昧なまま作り始めると、用途ごとにアプリが増えすぎてしまうことがあります。その結果、「どこに何の情報があるのかわからない」状態に陥り、かえって管理負荷が高まるリスクがあります。

また、顧客情報や担当者情報など、性質の異なるデータを1つのアプリに詰め込みすぎるのも禁物です。情報の重複を招くだけでなく、後からの修正や拡張に手間取るケースも少なくありません。

運用しやすいアプリ構成を保つためにも、必要に応じてアプリを分け、ルックアップ機能などで紐付けるのがおすすめです。

運用しながら段階的に改善していく

kintoneの顧客管理は、一度作って完成させるのではなく、運用しながら段階的に改善していくことがポイントです。まずは一部のチームで試験的に運用を始め、入力のしやすさや検索性、共有の円滑さを確認するとよいでしょう。

運用の中で「情報が足りない」と感じた場合は項目を追加し、入力負荷が高い場合は不要な項目を減らすなど、現場の実態に合わせた調整が求められます。

こうした改善を重ねながら少しずつ対象範囲を広げていくことで、トラブルを防ぎつつ組織全体へ顧客管理を定着させられます。

必要に応じてプラグイン・外部サービスの連携を検討する

kintoneで顧客管理を効果的に運用するには、必要に応じてプラグインや外部サービスの連携を検討することも重要です。kintoneは柔軟に使える一方で、複雑な会計処理や顧客向け帳票の出力、電話発信やSMS送信といったアクションには標準機能だけでは対応しにくい面があります。

こうした業務は、プラグインを組み合わせることで、顧客情報を活かしたまま運用の幅を広げられるでしょう。足りない機能は外部サービス連携を用いて、顧客管理の実用性をさらに高めることが可能です。

kintoneの顧客管理×電話連携を実現するならV Callプラグイン for kintone

V Callプラグイン for kintoneを活用すれば、kintoneに蓄積した顧客情報を電話対応の現場で効果的に活用できます。顧客情報が表示されている画面から発信することができるので、番号の入力ミスやかけ間違いを防げるだけでなく、通話内容は自動録音・文字起こしされ、kintone上の顧客情報に紐づけて記録されます。そして、顧客対応履歴をテーブルや関連レコードで表示するようにしていれば、過去の経緯を踏まえた丁寧な応対が可能になるでしょう。

電話がつながらなかった場合もkintoneからのSMSを送信することで伝言を送れるため、顧客対応の抜け漏れを防げます。これにより、営業フォローや顧客との関係構築をスムーズに進めやすくなる点も魅力です。

V Callプラグイン for kintoneの詳細な機能や導入事例、料金体系については、以下の資料で詳しくご紹介しています。kintone上で電話発信やSMS送信を効率化し、顧客管理の質を高めたい方は、ぜひご覧ください。

kintoneで顧客管理に関するよくある質問

最後に、kintoneの顧客管理に関して多く寄せられる質問とその回答をまとめました。導入を検討する際の具体的な判断材料として、ぜひ参考にしてください。

kintoneの顧客管理システムは簡単に作成できますか？

kintoneはノーコード・ローコードでアプリを構築できるツールです。そのため、専門的なプログラミング知識がない方でも簡単に顧客管理システムを作成できます。

項目や入力フォーム、ステータスもドラッグ＆ドロップで柔軟に調整が可能です。既製のCRMに業務を合わせる必要はなく、自社の顧客管理フローに沿った設計を行えます。

まずは必要最低限の項目から始め、使いながら改善していく運用がおすすめです。導入後のギャップを抑えながら活用を進められるでしょう。

kintoneで顧客管理を始める方法にはどのような選択肢がありますか？

主に「サンプルアプリを活用する方法」と「自社でイチから構築する方法」の2つがあります。

前者はあらかじめ用意されたサンプルアプリを使うため、導入初期の負担を抑えやすいです。ただし、サンプルアプリ内に必要な機能がない場合は、自社仕様へのカスタマイズが必要となります。

後者は自社の業務フローに合わせて項目や画面を細かく設計できる点が大きなメリットです。その反面、設計や設定に一定の手間がかかるため、業務内容を整理したうえで段階的な構築が求められます。

kintoneで顧客管理を行う際の注意点はありますか？

kintoneには、1ユーザーあたり5GBの容量制限があります。名刺画像や資料などの添付ファイルを多用する予定なら、データの保存ルールを事前に定めておくことが重要です。

また、最低利用人数は10名となっており、実際に利用する人数や費用への影響を整理したうえで導入を検討するのが望ましいでしょう。

kintoneで見込み顧客（リード）の管理も可能ですか？

顧客化前のリード情報も台帳として管理でき、過去のやり取りや検討状況をひも付けて整理するのに最適です。

また、アプリの条件通知やリマインド条件通知機能を設定すれば、対応漏れも防ぎやすくなります。担当者の記憶に頼らず、チーム全体でフォローを回す仕組みづくりにもつながるでしょう。

電話対応と顧客管理を連携させることはできますか？

外部サービスやプラグインと連携することで、電話対応と顧客情報を紐づけた運用を実現できます。

たとえば、V Callプラグイン for kintoneを活用すれば、kintone上からの発信や通話内容の記録、SMSでのフォローなどが行えます。顧客対応の履歴を一元管理でき、チーム内での情報共有もより円滑になるでしょう。

顧客管理を起点に電話対応や営業フォローなどの業務を連携できる点も、kintoneの大きな特長といえます。

まとめ

kintoneで顧客管理を行うことで、顧客情報の一元管理や部門間でのスムーズな情報共有を実現できます。さらに、V Callプラグイン for kintoneによって電話対応機能を組み合わせることで、着信時の情報確認や対応履歴の蓄積、SMSによるフォローなど、顧客対応の一連の流れを効率化しやすくなります。

こうした仕組みを整えることで、業務効率の向上だけでなく、対応品質の安定や対応漏れの防止にもつながります。自社の運用に合った連携方法やツールを選定し、顧客管理と電話対応を一体的に運用していくことが重要です。

※「kintone」、「キントーン」の名称およびロゴは、サイボウズ株式会社の登録商標または商標です。
※本記事に記載されている製品名・サービス名は、各社の商標または登録商標です。